De volgende stappen dragen bij aan een succesvol verloop van het project:

 1. Artistieke en zakelijke afwegingen;
 2. Marktonderzoek;
 3. Contacten;
 4. Afspraken met de buitenlandse partner;
 5. Praktische uitvoering;
 6. Publiciteit en marketing.
 

 1. Artistieke en zakelijke afwegingen 
 Artistiek-inhoudelijke en zakelijk-productionele afwegingen die bij de voorbereiding van reguliere activiteiten worden gemaakt, blijven soms bij internationale projecten achterwege. Het is evenwel belangrijk dat een producent zich vooraf de volgende vragen stelt:
 

•  Waarom is het belangrijk om in het buitenland te werken en waarom in deze specifieke regio?
•  Hoe verhoudt de interesse in internationale projecten zich tot de (eigen) toekomstplannen?
•  Welke effecten zijn te verwachten van dit project voor de organisatie, de partnerorganisatie en het gebied dat gaat worden bezocht?
•  Rechtvaardigt de huidige artistieke ontwikkeling, zakelijke positie en naamsbekendheid van de organisatie het buitenlandse avontuur?
•  Is er genoeg tijd om te toeren. Internationaal werken is een kwestie van langere-termijnplanning, dus vaak moet twee tot vijf jaar lang van tevoren worden nagedacht wat wel en niet kan.

De uitkomst van deze zelfanalyse is voor iedere producent anders, maar moet wel leiden tot de vraag of de investeringen de te  verwachten resultaten rechtvaardigen. 

 2. Marktonderzoek 
 Na een grondige zelfanalyse komt de volgende fase in beeld: marktonderzoek. Veel organisaties en kunstenaars willen naar het buitenland zonder zich vooraf voldoende af te vragen of daar wel belangstelling en/of publiek voor hun project te vinden zal zijn. Duidelijk moet worden of er een niche is voor datgene wat de organisatie of kunstenaar te bieden heeft. Met andere woorden, wat zijn de unique selling points (usp’s) van het product in het desbetreffende land. En hoe staat het met de concurrentie van uit andere landen op dezelfde markt? Kan de productie bijvoorbeeld wel in het Nederlands worden vertoond of is het nodig alles te vertalen? Bedenk wel: in sommige landen weegt het criterium dat de zaal vol moet zitten zwaarder dan artistieke vernieuwing.
 Voor samenwerkingsprojecten is het van belang goed te doorgronden of en op welke wijze de lokale partner het met de opzet en inhoud van de voorgestelde activiteit eens is. Zorg dat daar later in het project geen onduidelijkheden over kunnen ontstaan.
 

 Hoe doe je ‘marktonderzoek’? 
 Het onderzoeken van belangstelling van publiek en de kwaliteit en reikwijdte van een festival of presentatieruimte kan achter het bureau of de computer beginnen. Informatie, kennis en ervaringen kunnen bij het TIN of de SICA worden gevonden. Uiteraard zijn ook collega-instellingen belangrijke bronnen, evenals buitenlandse culturele instituten, Europese netwerken, fondsen of partnerstad-verbanden.
 

 3. Contacten 
 Na deze oriëntatie volgt de fase van het contacten leggen. Het zoeken en onderhouden van direct contact met programmeurs of partners in het buitenland, maar ook met tussenpersonen of agenten, hoort erbij. In sommige gevallen kan eerst contact worden gelegd door het sturen van e-mails, Engelstalig informatiemateriaal, dvd’s en demo’s. Maar vaak werkt dat niet voldoende. Dan zal ter plekke poolshoogte moeten worden genomen of zal een lokale agent pas enig resultaat boeken na veel bellen en faxen. Binnen de Nederlandse organisatie is in de meeste gevallen de artistiek leider de meest aangewezen persoon om internationale contacten te leggen en te onderhouden.
 Een echte interesse van een programmeur of buitenlandse collega in de persoon en het werk van een theater- of dansmaker is de beste garantie dat een eenmaal gelegd contact resulteert in een samenwerking of optreden. En dat er continuïteit in de contacten ontstaat. Ook het bezoeken van beurzen en festivals kan erg belangrijk zijn bij het leggen en onderhouden van de juiste contacten.
 

 4. Afspraken met de buitenlandse partner 
 Bij het maken van afspraken is het onontbeerlijk dat men ruimschoots van tevoren zelf de situatie gaat onderzoeken. Ter plekke moet de producent meer duidelijkheid verkrijgen over mogelijke concurrerend aanbod, de aan- of afwezigheid van beoogde doelgroepen, de kwaliteit van de presentatiefaciliteiten en of het bijvoorbeeld mogelijk is een eenmalig optreden tot een tournee uit te breiden. Gebruik hiervoor de kennis en contacten van de partnerorganisatie, cultureel attachés ter plekke en de ervaring van collegae.
 Men kan niet zorgvuldig genoeg zijn in de partnerkeuze. Artistiek kan het wel klikken, maar in werkelijkheid kunnen het werktempo, de staat van de techniek, de kennis van het Engels, lokale gewoonten of religies, sociale en politieke omstandigheden van het gebied, de betrouwbaarheid van de partner of het voorzieningenniveau het samenwerkingsproces sterk bepalen. Vóór alles is het belangrijk dat aan beide kanten de wens en het plezier er zijn om te willen samenwerken.
 

 5. Praktische uitvoering 
 Pas daarna komt de ‘gewone’ productie- en organisatiefase aan de beurt. Het vinden van financiering voor internationale activiteiten vergt een eigen aanpak. Internationale activiteiten kosten per definitie meer tijd en geld omdat de agent of de impresario in het buitenland betaald moet worden, honoraria van spelers of kunstenaars tussen de voorstellingen door gewoon doorlopen, en transport van mensen en middelen plaatsvindt. Vergeet daarbij niet de kosten van verzekeringen, visa- en werkvergunningen, promotiemateriaal en vertaal- en sejourskosten. Maak altijd heldere afspraken en sluit bij voorkeur een contract met partners of agent af. Schroom niet om hierbij de hulp van een tolk in te roepen: mensen spreken soms goed Engels, maar verstaan het niet. En ook Nederlanders willen hun eigen capaciteiten op dit punt wel eens overschatten.
 In het algemeen geldt: hoe vroeger wordt begonnen met de voorbereiding van de financiering, hoe beter het is. Tevens moet rekening worden gehouden met belastingaanslagen achteraf, omdat soms in twee landen belasting wordt geheven. Indíen mogelijk, kan alleen vóóraf ontheffing worden aangevraagd.
 Tijdig - soms meer dan drie maanden van tevoren - dienen visa en werkvergunningen te worden aangevraagd. De websites van de Nederlandse ambassades geven hierover uitleg. Voor kunstenaars of presentaties die uit het buitenland naar Nederland worden gehaald, geldt hetzelfde. Bovendien moet vooraf worden geïnformeerd welke spullen mee over de grens kunnen en hoe de douane in het land van bestemming werkt.
 

 6. Publiciteit en marketing 
 Het genereren van publiciteit is cruciaal. Het moet tot (meer) publiek of specifieke doelgroepen leiden, maar kan ook doorslaggevend zijn voor het in de toekomst verwerven van middelen bij fondsen.
 Ten slotte: onderschat nooit het belang en de moeite die het kost om succesvolle marketing en publiciteit te realiseren in een internationale context. Soms is het verstandig om met een lokaal bureau in zee te gaan, soms kun je het beter zelf in de hand houden. Er is immers niets zo teleurstellend als na een lange, complexe voorbereiding voor een lege zaal te spelen.